9 Συμβουλές διαχείρισης χρόνου στις εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις!

Σε αρκετές περιπτώσεις οι εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις που δέχεται η επιχείρηση μπορούν να καταναλώσουν αρκετό χρόνο και να μειώσουν σημαντικά την παραγωγικότητα του προσωπικού σας. Σίγουρα οι τηλεφωνικές κλήσεις είναι μέρος της δουλειάς σας, αλλά όχι όλη η δουλειά σας. Μετά το κλείσιμο μιας τηλεφωνικής κλήσης ίσως σας περιμένει ακόμα πιο πολλή εργασία ή προετοιμασία πάνω στο επαγγελματικό τομέα που ασχολείστε.

Ωστόσο δε χρειάζεται να πανικοβάλλεστε, αν ακολουθήσετε αυτές τις 9 συμβουλές διαχείρισης χρόνου στις εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις:

1.Απαντήστε το τηλέφωνο με επαγγελματικό χαιρετισμό.

Για παράδειγμα όταν απαντάτε το τηλέφωνο μπορείτε να πείτε ‘’Δικηγορικό Γραφείο Αντωνίου και Συνεργάτες, η Ειρήνη μιλά, πώς μπορώ να σας βοηθήσω;’’ Αυτή η έκφραση βοηθάει τον καλούντα να γνωρίζει από την αρχή που έχει καλέσει και αποφεύγεις περιττές ερωτήσεις όπως ‘’Πού έχω καλέσει; – Είστε δικηγορικό γραφείο;’’ Κερδίζετε αρκετό χρόνο από αυτή και μόνο τη μικρή λεπτομέρεια.

2.Σκεφτείτε και βάλτε προτεραιότητα στις κλήσεις, καθώς μιλάτε.

Σκεφτείτε τι πρέπει να απαντήσετε άμεσα και τι αργότερα. Τι εννοώ; Κατά τη διάρκεια μιας τηλεφωνικής κλήσης υπάρχουν εύκολες ερωτήσεις όπως: ‘’Τι ώρα κλείνετε; – Ποια είναι η διεύθυνση σας;’’ Η απάντηση σας είναι γρήγορη. Υπάρχουν όμως ερωτήσεις όπως: ‘’Μπορείτε να μου πείτε λίγα λόγια για τα προϊόντα σας ή τις υπηρεσίες σας;’’ Είναι αρκετά χρονοβόρες και πρέπει να αποφασίσετε αν θα το κάνετε την ίδια στιγμή ή θα τον καλέσετε αργότερα που θα είστε πιο άνετοι από την εργασία σας.

3.Συνοψίστε τη συνομιλία με τον καλούντα και κρατήστε την σε μια σειρά.

Οι πελάτες που καλούν σε μια επιχείρηση συνήθως ξεφεύγουν από το θέμα ή από το ζήτημα που τους απασχολεί και μιλούν για πράγματα που δεν έχουν καμία σχέση με την επιχείρησή σας όπως είναι τα θέματα της επικαιρότητας. Συζητούν μαζί σας, σαν να βρίσκονται σε κάποια καφετέρια περί ανέμων και υδάτων. Δεν είναι κακό, αλλά σπαταλά χρόνο από την παραγωγική διαδικασία. Οπότε συνοψίστε τα βασικά σημεία της συνομιλίας και βάλτε τον σε σειρά, για να καταλάβετε ποιες είναι οι ανάγκες του και πώς θα τον εξυπηρετήσετε.

4.Επαναλάβετε όσα ειπώθηκαν και συμφωνήσατε στην συνομιλία σας.

Αυτό συνήθως θα διαρκέσει λίγα δευτερόλεπτα και μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο, αποφεύγοντας τα λάθη και την ανάγκη για διπλό έλεγχο ή για διπλό τηλεφώνημα. Για παράδειγμα, μετά από μια συνομιλία κατά τη διάρκεια της οποίας κανονίσατε μια συνάντηση με έναν πελάτη, θα μπορούσατε να πείτε: «Οπότε θα έρθω στο γραφείο σας στη Λεωφόρο Νίκης στις 10 π.μ. αύριο για να υπογράψετε τα διαδικαστικά της συμφωνίας και να σας εξηγήσω λεπτομερώς τους όρους.’’

5.Κρατήστε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της κλήσης.

Είναι πολύ σημαντικό να κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της κλήσης, ώστε να μη ξεχνάτε βασικά σημεία της συνομιλίας και να είστε πάντα έτοιμοι να δώσετε τη σωστή απάντηση. Οι σημειώσεις βοηθούν να είστε επικεντρωμένοι στα λεγόμενα του συνομιλητή σας και στη σωστή διαχείριση του χρόνου σας, επειδή κλείνοντας το τηλέφωνο θα έχετε μια ολοκληρωμένη εικόνα της συνομιλίας και του αιτήματος του πελάτη σας.

6.Δώστε στους πελάτες σας την επιλογή αποστολής email.

Αρκετοί πελάτες θα επιλέξουν να σας στείλουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) για να επικοινωνήσουν μαζί σας, αντί να τηλεφωνήσουν στο γραφείο σας. Οπότε βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας σας είναι εμφανής στις επαγγελματικές κάρτες και στην ιστοσελίδα σας. Αν έχετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των υφιστάμενων πελατών σας μπορείτε να τους παροτρύνετε να στείλουν email, παρουσιάζοντάς την σαν λύση βελτίωσης της επικοινωνίας.

7.Χρησιμοποιείστε αυτόματο τηλεφωνητή – (Voice Mail).

H επιχείρησή σας θα πρέπει να διαθέτει αυτόματο τηλεφωνητή και φωνητικό ταχυδρομείο. Θα πρέπει να τα ρυθμίσετε με κατάλληλα σενάρια για να λειτουργούν, όταν βρίσκεστε εκτός γραφείου ή χρειάζεται να εργαστείτε χωρίς διακοπές. Στη συνέχεια, προγραμματίστε να απαντήσετε σε αυτά τα μηνύματα σε καθημερινή βάση και όσον αφορά τη διαχείριση χρόνου, θα κερδίσετε πολύτιμο χρόνο συγκεντρώνοντας όλες τις τηλεφωνικές κλήσεις μαζί.

8.Αποκτήστε ένα έμπειρο άτομο στη διαχείριση των κλήσεων ή μια υπηρεσία τηλεφωνικής υποστήριξης.

Αν η απάντηση των κλήσεων σας καταλαμβάνουν υπερβολικά μεγάλο μέρος της παραγωγικής σας διαδικασίας, τότε είναι αναγκαίο να βρείτε την κατάλληλη γραμματέα που θα απαντάει τις κλήσεις σας ή την κατάλληλη υπηρεσία τηλεφωνικής υποστήριξης. Το κόστος για να επιλέξετε μία από τις δύο εκδοχές ή ακόμα και τις δύο μαζί, επειδή έχουμε να σας αναφέρουμε πολλά παραδείγματα συνεργασίας και των δύο επιλογών, είναι πολύ μικρό και πραγματικά θα σας βοηθήσει να είστε πιο αποδοτικοί στην εργασία σας.

9.Δημιουργήστε σενάριο συχνών ερωτήσεων.

Το σενάριο συχνών ερωτήσεων θα εξοικονομήσει χρόνο, για να έχετε διαθέσιμη την απάντηση σας σε κάθε αίτημα πελάτη που μπορεί να προκύψει. Ένα σωστά δομημένο σενάριο μπορεί να απογειώσει την τηλεφωνική εξυπηρέτηση των πελατών σας.

Το τηλέφωνο είναι επιχειρηματικό εργαλείο επικοινωνίας με συνεργάτες και πελάτες και όχι ένα ενοχλητικό αντικείμενο που κάνει κακό στην επιχείρησή σας. Αν ακολουθήσετε αυτές τις συμβουλές, σίγουρα θα καταφέρετε να διαχειριστείτε το χρόνο σας καλύτερα και πιο αποδοτικά.

Στην Niva Call Center εξειδικευόμαστε στη τηλεφωνική επικοινωνία με πελάτες, καθώς διαχειριζόμαστε μεγάλο όγκο εισερχόμενων και εξερχόμενων κλήσεων σε καθημερινή βάση, προσφέροντας την υπηρεσία της Τηλεφωνικής Υποστήριξης – Τηλεγραμματείας σε αρκετές επιχειρήσεις σε όλη την Κύπρο.

Η εμπειρία και η τεχνογνωσία που έχουμε αποκτήσει, μας δίνει τη δυνατότητα να χειριστούμε σχεδόν με άριστο τρόπο δύσκολους ή απαιτητικούς πελάτες και να τους προσφέρουμε άμεση και γρήγορη εξυπηρέτηση.

Αν σας ενδιαφέρει να αποκτήσετε και εσείς ένα οργανωμένο τηλεφωνικό κέντρο με έμπειρες γραμματείς οι οποίες θα διαχειρίζονται με σεβασμό και αξιοπιστία τις κλήσεις και τα ραντεβού της επιχείρησής σας μπορείτε να μας καλέσετε στο +357 22021040 ή να συμπληρώσετε την φόρμα επικοινωνίας στην ιστοσελίδα μας!