Πώς θα οργανώσετε τα ραντεβού του ιατρείου σας;

Το βασικό κλειδί για την ομαλή λειτουργία ενός ιατρείου είναι ο σωστός προγραμματισμός και η διαχείριση των ραντεβού των ασθενών.

Ο σωστός προγραμματισμός εξασφαλίζει στους ιατρούς ποιοτικότερο χρόνο με τους ασθενείς και ευελιξία στο να απαντούν στις ερωτήσεις τους. Από την άλλη πλευρά, οι ασθενείς μένουν ευχαριστημένοι και ήρεμοι ότι ο γιατρός τους αφιέρωσε τον απαραίτητο χρόνο. Αν ακολουθείτε παλιές πρακτικές που δημιουργούν χάος, αναστάτωση και σπατάλη χρόνου και χρήματος, είναι πολύ σημαντικό να ανανεώσετε τις διαδικασίες του προγραμματισμού των ραντεβού, ώστε να έχετε μια φυσική ροή ευχαριστημένων ασθενών.

Το πιο συχνό φαινόμενο που παρατηρείται στα ιατρεία είναι οι ακυρώσεις των προγραμματισμένων ραντεβού. Αυτό έχει συνέπειες στη διαχείριση του χρόνου του γιατρού, αλλά και των ασθενών του.

1. Επιβεβαίωση των προγραμματισμένων ραντεβού

Μπορείτε να αναθέσετε στη γραμματέα που βρίσκεται στο γραφείο σας ή στην τηλεγραμματέα σας να επιβεβαιώνει τηλεφωνικά την προσέλευση των ασθενών σε καθημερινή βάση. Το τηλεφώνημα επιβεβαίωσης είναι απαραίτητο να γίνεται μια ημέρα πριν το καθορισμένο ραντεβού, ώστε το τηλεφώνημα να έχει και τη λειτουργία υπενθύμισης. Είναι εξίσου σημαντικό η γραμματέας να λαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας του ασθενή που κλείνει το ραντεβού, να τον ενημερώνει ότι θα τον καλέσει για επιβεβαίωση και να τον ρωτάει με ποιο τρόπο θα προτιμούσε να γίνει η υπενθύμιση.

Δυστυχώς είναι αρκετοί οι άνθρωποι που μέσα στους γρήγορους ρυθμούς της καθημερινότητας και τις πολλές υποχρεώσεις τους, απλά ξεχνούν το ραντεβού τους. Ιδιαίτερα όταν δεν πρόκειται για σοβαρό πρόβλημα υγείας αλλά για μια επανεξέταση ρουτίνας. Σε αυτή την περίπτωση η τεχνολογία μπορεί να λειτουργήσει ως σύμμαχος στην προσπάθεια μας. Υπάρχουν λύσεις όπως ένα σωστά δομημένο Εmail ή ένα SMS στο κινητό. Εξάλλου νομίζω ότι οι περισσότεροι από εμάς έχουμε καλή σχέση με το κινητό μας. Άρα ένα SMS είναι ότι πρέπει για υπενθύμιση. Η πράξη της επιβεβαίωσης δείχνει το ενδιαφέρον για τον ασθενή σας και παράλληλα δίνετε την εικόνα ενός άρτια οργανωμένου ιατρείου!

Σε αρκετές περιπτώσεις ίσως να χρειαστεί να γίνει υπενθύμιση ραντεβού περισσότερες φορές από μία. Αυτό βέβαια εξαρτάται από τον ασθενή και αν έχει στο ενεργητικό του αρκετές ακυρώσεις ραντεβού στο παρελθόν. Η γραμματέας πρέπει να είναι προσεκτική σε ορισμένες κατηγορίες ασθενών και να λαμβάνει σοβαρά όλες τις παραμέτρους στον προγραμματισμό τους. Για παράδειγμα αν έρχονται από άλλη πόλη, αν έχουν μικρά παιδιά, ώστε να περιορίσει τα απρόβλεπτα γεγονότα ακύρωσης ραντεβού.

2. Λίστα Προτεραιότητας

Μια δεύτερη λύση είναι η Λίστα Προτεραιότητας που δημιουργείται σε συνεργασία με τον ιατρό ο οποίος γνωρίζει τα επείγοντα περιστατικά και μπορεί να καθοδηγήσει καλύτερα την γραμματέα του στον καθορισμό των ραντεβού. Όταν κάποιος δεν εμφανίζεται στο προγραμματισμένο ραντεβού του, θα πρέπει η γραμματέας σας να επικοινωνεί άμεσα μαζί του. Χρειάζονται ιδιαίτερες επικοινωνιακές δεξιότητες ώστε να μην νιώσει ο ασθενής ότι τον επιπλήττει αλλά να αισθανθεί ότι το τηλεφώνημα γίνεται από απλό ενδιαφέρον για τον ίδιο. Άνθρωποι είμαστε και απρόβλεπτα συμβαίνουν σε όλους. Είναι διαφορετική η αίσθηση της σκέψης του ασθενή «αν δεν πάω δεν έγινε και τίποτε γεμάτο κόσμο θα είναι το ιατρείο» και διαφορετική η «αν δεν πάω θα με πάρουν τηλέφωνο και δεν θα έχω τι να τους πω».

ΓΝΩΡΙΣΤΕ ΤΗΝ NIVA CALL CENTER

Η τηλεφωνική υποστήριξη των ιατρείων, αλλά και μεγαλύτερων ιατρικών μονάδων, είναι η εξειδίκευση μας! Εξειδικευόμαστε στη τηλεφωνική επικοινωνία, καθώς διαχειριζόμαστε μεγάλο όγκο εισερχόμενων και εξερχόμενων κλήσεων σε καθημερινή βάση, προσφέροντας την υπηρεσία της Τηλεγραμματείας σε αρκετές επιχειρήσεις σε όλη την Κύπρο. Η εμπειρία και η τεχνογνωσία που έχουμε αποκτήσει, μας δίνει τη δυνατότητα να διαχειριστούμε άριστα τον προγραμματισμό των ραντεβού του ιατρείου σας.

Αν σας ενδιαφέρει να αποκτήσετε και εσείς ένα οργανωμένο τηλεφωνικό κέντρο με έμπειρες γραμματείς οι οποίες θα διαχειρίζονται με σεβασμό και αξιοπιστία τις κλήσεις και τα ραντεβού του ιατρείου σας μπορείτε να μας καλέσετε στο +357 22021040 ή να συμπληρώσετε την φόρμα επικοινωνίας στην ιστοσελίδα μας!